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ExcelとWordで年賀状ラベルをつくる

去年の年末、上司から「今年から君が年賀状を作って。」と言われ、
気を失いそうになりました。。。
年賀状の宛先は約300。

300ともなると問題は宛先ですよね。
手書きなんて、一人じゃとうてい無理!

そこで、以前から自身のライフハックとして作成していた
Excelの住所録を使ってラベルを印刷することにしました。

今年の年賀状も担当する事になるので、その方法を備忘録としてメモ。

私の場合、日頃からお付き合いのある方々をExcelの住所録に記録しています。
Excelで作成している理由は、汎用性があるだろうなと思ったからです。
実際、今回も役に立ちましたしね。

ちなみに、私の住所録の項目は以下のとおりです。

  • 郵便番号
  • 住所1
  • 住所2(主に建物名に使用)
  • 社名
  • 部署1
  • 部署2
  • 肩書
  • 氏名
  • 電話番号
  • FAX番号
  • 更新日(いつ更新したか記録するため)

年賀状ラベルの作成手順

  1. Excelの住所録を別名保存し、そのデータの住所録を年賀状の宛先のみ残るように修正します。
    (わざわざ別名保存しなくても、後で宛先を選定できますが、こちらの方が楽だし、記録として残るので。)
  2. Wordを開き「ツール」>「はがきと差し込み印刷」>「差し込み印刷ウィザード」を選択。
  3. 差し込み印刷用のウィザードが画面横に表示されますので
    「文書の種類を選択」の「ラベル」を選択し「次へ」をクリック。
  4. 「ひな形の選択」の「文書レイアウトの変更」を選択。
  5. 同画面内の「文書レイアウトの変更」で「ラベルオプション」をクリックすると
    「ラベルオプション」画面が表示されるので「新しいラベル」ボタンをクリック。
  6. 「新しいレーザー プリンタ」画面が表示されるので、そこにラベルの名前やサイズを入力し、
    「OK」ボタンをクリック。
  7. ラベルオプション」で先程つけた名前が選択されていることを確認し、「OK」ボタンをクリック。
  8. これでラベルの枠が完成しました。
    次にExcelから宛先を抽出します。「次へ」をクリック。
  9. 「宛先の選択」の「既存のリストを使用」を選択し、さらに「既存のリストを使用」の「参照」をクリック。
  10. 「データファイルの選択」画面が表示されるので、任意のExcelデータを選択し、「開く」ボタンをクリック。
  11. 「表の選択」画面が表示され、その画面にはExcelのシート名が表示されているはずです。
    そこで、該当するシート名を選択し、画面下の「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックを入れ
    「OK」ボタンをクリック。
  12. 差し込み印刷の宛先」画面が表示されるので、全て読み込めているかをざっと確認し、
    問題がなければ「OK」ボタンをクリック。
  13. これで、左上のラベル1つを除いた全ての枠に「≪Next Record≫」の文字が表示されているはずです。
    ちゃんと表示されている場合は、「次へ」をクリック。
  14. 「ラベルの配置」の「差し込みフィールドの挿入」をクリック。
  15. 「差し込みフィールドの挿入」画面が表示され、その画面には、Excelの項目が並んでいます。
    これが、宛先ラベルのテンプレートになります。
  16. 宛先に使用する項目を選択し、「挿入」ボタンをクリック。
  17. 16を繰り返し行ない、全ての必要な項目が挿入できたら「差し込みフィールドの挿入」画面を閉じ、
    書式やサイズの変更などをして整形してください。
  18. 整形が終わったら、「すべてのラベルの更新」をクリックしてください。
    すると「≪Next Record≫」の後ろに、整形をした項目がコピーされます。
  19. 問題なくコピーされているの確認し、「次へ」をクリック。
  20. ラベル用紙、1枚目のプレビューが枠内に表示されますので、問題なければ、「次へ」をクリックし、
    印刷してください。

印刷では、給紙を「手差し」にしてくださいね。

文字ばっかりで見にくいな。。。
時間があれば、画像も追加します。

投稿日
2011年1月12日
カテゴリー
Excel, Word
  1. y-wrapper さん (2011年1月19日 20:29)

    それはよかったぁ!
    テキストのみの解説ですみません。。。

  2. iphone小僧 さん (2011年1月19日 13:15)

    参考になりましたー^^

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